Организация свадьбы: пошаговый план от опытного агентства

Для специалистов агентства «Абетель» не составит труда организовать вашу свадьбу за любой срок. Все возможности вселенной и немного больше — в нашем распоряжении. Чудеса появляются не от волшебной палочки, а от грамотного планирования и учитывания всех нюансов, возможностей, вероятностей, деталей.
Основная услуга свадебного агентства «Абетель» — это организация свадьбы «под ключ»: начиная от уникальной идеи и заканчивая аксессуарами ручной работы. В то же время к нам часто обращаются пары, у которых уже что-то готово для торжества. Например, молодожены самостоятельно находят площадку и нескольких подрядчиков, но сталкиваются с проблемой «что делать дальше» и приходят к нам.
Или бывает, что пара обращается к частным организаторам, тратит часть бюджета и вдруг понимает: это не то. Мы продумали работу своего агентства так, чтобы эффективно помогать молодоженам на любом этапе подготовки к свадьбе.
Людмила Светочева
Руководитель агентства "Абетель"

Решили

свадьбу сами?
Тогда приготовьтесь к первому шагу — чтению данной статьи, где за основу мы возьмем год подготовки к торжеству и предоставим вам пошаговый план организации свадьбы под ключ.
организовать
С чего начать подготовку? Конечно же, с разговора
Определитесь с датами
Определитесь с примерной датой и имейте в запасе как минимум еще два числа. За год многое может произойти.
Обсудите идею
Подробно поговорите друг с другом об идее — важно, чтобы вы были на одной волне, конечно, вариант, когда жених — Нео из «Матрицы», а невеста — индийская принцесса тоже возможен, но лучше достичь гармонии в концепции торжества. Так у вас будет больше понимания в вопросах декора, образов, наполнения вечера, меню и развлечений для гостей. Определите и запишите на бумаге центральную идею. Например, свадьба может быть стилизована под эпоху Чикаго 30-ых годов или фантастический фильм. Отталкиваться можно от любых хобби, кино, спорта, моды и трендов, пристрастий в музыке, книгах исторических реконструкциях. Конечно, возможен и классический вариант.
Решите, кого пригласить
Уже сейчас напишите на бумаге список обязательных приглашенных с обеих сторон, так вы поймете, будет ли ваша свадьба камерной или многолюдной. Если со стороны невесты и жениха не планируется расширения списков, сохраните их и просто перечитывайте каждые пару месяцев, чтобы удостовериться в своем решении.
Предположите примерный бюджет
Какую цифру вы бы хотели и могли потратить на торжество? Только реальную, без надежды на «найдем». Кстати, специалисты агентства «Абетель» идеально ориентируются на рынке свадебных услуг, так что могут существенно сэкономить вам деньги.
Свадебные наряды
Нет, их не надо сразу же выбирать, это даже вредно на данном этапе, если вокруг них не строится вся идея свадьбы. Стоит просто определиться (особенно невесте) — шьете ли вы на заказ или воспользуетесь услугами свадебных салонов. Тоже самое касается обуви, которую сейчас можно изготовить в единственном экземпляре под вас, и обручальных колец, если вы заказываете их у ювелиров. Это, конечно, требует больше денег и времени.
Успокойтесь и выдохните!
Если вы только обручились — выдохните! Устройте небольшую и несложную в организации вечеринку в честь этого события, не нагружайте себя мыслями о том, что нужно сделать 1001 дело к свадьбе. Для вдохновения подпишитесь на аккаунты знаменитых молодоженов и профессиональных организаторов — например, на социальные сети «Абетель».

Как получить лучшее за меньшую цену или сколько стоит организовать свадьбу ...

Благодаря 16-летнему опыту работы, мы находим услуги лучшего качества за меньшую стоимость, а специальные условия от наших подрядчиков обеспечивают вам многочисленные бонусы. Более того, тщательно составленные договоры от event-юристов защищают вас от переплат и «непредвиденных расходов».

12-11 месяцев до свадьбы

Определяемся с местом проведения
Пора определятся с местом, если оно изначально не было выбрано и от него не «выросла» вся концепция.
Снова о концепции
На этом этапе должны сойтись воедино решения о месте проведения праздника и генеральной линии концепции. Одно не должно противоречить другому, а поэтому, вам стоит изучить множество мест, подходящих для вашей идеи, прочесть о них отзывы, ознакомится с примерным меню, наличием зала, веранды или сада для свадьбы — а лучше позвонить в каждое, а еще лучше — съездить, узнать цены, пройти все своими ногами. Эту сложную оценочную работу вполне можно доверить свадебным координаторам из «Абетель».
Фотограф и видеограф
Сейчас следует написать список обязательных атрибутов и заниматься им параллельно с основными приготовлениями: фотограф (или 2 в случае масштабного торжества), видеооператор (или несколько), те, кто будут потом обрабатывать фото и видео — ознакомьтесь с компаниями, предоставляющими эти услуги и специализирующимися именно на свадьбах. Так как и фото и видео съемка, например, концерта или музыкального фестиваля, требует специфических навыков, как и свадебное торжество, а от умений фотографов и операторов зависит «ваша память».
Транспорт
Транспорт — не тот, что для гостей, а для себя — будут ли карета или лимузины, нужен ли дополнительный декор авто или особые средства передвижения, например, яхта или даже парОм. Свадебный торт — большой и многоуровневый или лаконичный, дизайнерский или из предложенных кондитерами вариантов?
Страхование торжества
Этим можно озаботиться сейчас, причем неважно, где вы женитесь — в России или за рубежом. Страховым случаем может явиться все — от отсутствия одного из брачующихся до плохой погоды или неявки важного лица.
Выбираем юридическое сопровождение свадьбы
Как и страхование требует серьезного документального подхода. Если вы сами не юристы, однозначно нужно обращаться к профессионалам.
Договор с площадкой, подрядчиками, персоналом, актерами и артистами, клинингом и кондитерами, швеей и декораторами, дизайнерами и грузчиками… Денежные отношения предполагают грамотное оформление — в этом вам, конечно же, могут помочь юристы и координаторы «Абетель», которые на основе своего опыта и профессионализма могут сильно облегчить вам жизнь. Учтите, что без юридического сопровождения, вы рискуете в последний момент остаться не только без торта, но и без площадки вообще.
Людмила Светочева
Руководитель агентства "Абетель"

Если вы решили организовать свадьбу за границей...

Самое время активно начинать к этому готовиться, узнавать регламенты церемонии, список необходимых документов, цены и так далее. Не забывайте, что на легализацию брака на территории РФ нужно потом время.
Планируем свадебные активности
Начинаем планировать самые основные активности на свадебной площадке для гостей. На этом же этапе можно включить в сценарий бутафорскую регистрацию брака, а следовательно, имейте в виду дизайн, место, музыку, рассадку людей и так далее. Все это еще предстоит описать детально.
Выбираем агентство
На этом же этапе советуем вам выбрать агентство, в которое вы обратитесь для организации самых сложных узлов торжества. Координатор и организатор именно сейчас должны познакомится с вами и стать частью вашей жизни до самой церемонии.

10-9 месяцев до свадьбы

Свадебное агентство «Абетель» давно работает в стиле рустик, так как это направление с момента своего появления не теряет популярности. Рустик - это природные мотивы, натуральные материалы, необработанные фактуры.
Детальная проработка
Пропишите как можно больше информации о декоре, сервировке, еде, подарках для гостей, общей идее, развлечениях, музыке, обо всем, что вспомните и приходит на ум.
Знакомимся ближе с площадкой
Пора ехать на место и выяснять техническое оснащение площадки, составлять примерное свадебное меню, проверять и обговаривать мебель, посуду, наличие достаточного количества людей для обслуживания торжества.
Обратите особое внимание на внешний вид персонала, освещение помещения, музыкальное оснащение и возможность подключения живого звука и ди-джейского пульта, наличие установок для светомузыки, дыма, видеосопровождения, даже караоке, если таковое планируется. Возможно, вам придется самим брать в аренду какое-либо оборудование или доверить это менеджерам площадки. Только не забудьте, что свадьба-то ваша, поэтому контролировать все придется вам и оформлять все просьбы и пожелания необходимо на бумаге.
Выбор музыкального сопровождения
Изучите музыкантов и их стоимость. Обычно, эти сведения можно найти в интернете. Так вы можете хотя бы примерно себе представить расходы на развлекательную часть.
Свадебный торт
Пора детально планировать свадебный торт, найти кондитера, обговорить дизайн, вкус, условия работы.
Планируем медовый месяц
Отдохните от забот — запланируйте поездку в медовый месяц — изучите предложения, активности и развлечения, помечтайте, пофантазируйте, порадуйтесь скорому отдыху.

9-8 месяцев до свадьбы

Представьте место, наполненное светлым декором, от скатертей до цветочных композиций. В классической свадьбе мы можем сделать яркие цветовые акценты, но в целом, палитра нежная и воздушная.
Утверждаем список приглашенных
Второй этап составления списка приглашенных. На 80% он уже не будет меняться.
Продолжается формирование программы дня и вечера
Будет ли у вас дополнительная фотосъемка? Например, в агентстве «Абитель» команда профессиональных стилистов и фотографов проводит для желающих романтическую и трогательную фотосессию «Утро невесты». Бывает, что она случается и не в утро церемонии вовсе, чем четче вы спланируете день торжества и съемку, в том числе, тем спокойнее и увереннее и спокойнее вы будете себя чувствовать. На этом этапе необходимо внести четкие тайм-коды перемещений гостей. Да, вы пока точно не знаете время регистрации брака, но вы можете заложить интервал, например, на поездку после ЗАГСа в парк аттракционов или на небольшой фуршет на городской смотровой площадке. Вы должны сейчас четко понять, все ли задуманное вы успеете, насколько хватит вашей энергии и времени.
Бюджетирование
Решение о том, что будет в этот день, также должно сопровождаться бюджетированием. Возможно, узнав расценки на предоставление живого оркестра из 15 человек, вам захочется обойтись одной ведущей скрипкой или сменить концепцию кардинально. Да и такое может случиться, сейчас еще есть время все изменить. Итак, за 8 месяцев до свадьбы вы должны себе примерно представлять бюджет, ход дня и количество человек на торжестве, а также — свои наряды, стиль декора и свадебного торта, логистику.
Очень важно, чтобы свадебный декор создавался индивидуально, без шаблонных решений и готовых «пакетов» — говорят специалисты — дизайнеры и декораторы «Абетель» и, даже, если ваша идея в изготовлении стОит «немного» больше того, что вы запланировали, дело профессионала — найти и воспользоваться прокатным реквизитом, чтобы соответствовать концепции. Кстати, декорации и оборудование на прокат — отличный выход для оптимизации бюджета.
Людмила Светочева
Руководитель агентства «Абетель»

8-7 месяцев до свадьбы

Займемся мелочами
Выбор сервировки столов гостей и жениха с невестой, дополнительных элементов декора, заказ эксклюзивной посуды — если таковая нужна.
Заказываем декор
Пора начинать шить или заказывать декоративные элементы для украшения площадки, делать эскизы для декораций бутафорской регистрации брака, а также для особых активностей — возможно, ваша свадьба будет разделена на зоны — например, лето-зима, вода-огонь, мода 20ых годов прошлого века и нынешнего, может понадобиться красивая арка, нужна организация мест для рассадки, дорожки для торжественного прохождения невесты. С этим могут также справится профессиональные дизайнеры торжеств из агентства «Абетель».
Для всего этого следует составить список — чем детальнее — тем лучше, после чего поручить подрядчикам посчитать смету и сроки изготовления всего необходимого, заключить договора, а точные даты можно оговорить позднее дополнительными соглашениями.
Это, пожалуй, самый кропотливый, сложный и важный этап для самостоятельной организации свадьбы. Для того, чтобы будущие молодожены спали спокойно, существуют координаторы — профессионалы, прорабатывающие каждую деталь декора, места, предусматривающие все подводные камни, вплоть до возможности изменений погодных условий.
Людмила Светочева
Руководитель агентства «Абетель»
Контролируем производство нарядов
Не забываем о своих свадебных нарядах, если это дизайнерское платье — процесс его изготовления требует контроля и несколько предварительных примерок.
Выбираем студию для постановки танца
Выберите студию, инструктора, начните разучивать материал, приучать свое тело красиво двигаться. Не забывайте делать скидку на то, что вы будете в свадебных нарядах. В кринолиновых платьях рок-н-ролл танцевать не совсем удобно, скорее — совсем не удобно.

7-6 месяцев до свадьбы

По закону РФ, через портал Госуслуг можно подавать заявление в ЗАГС за полгода. Займитесь оформлением бумаг, назначьте точную дату и время.
Утверждаем список гостей
Определитесь окончательно со списком приглашенных и тех, кто будет с вами на регистрации, если она будет проходить в ЗАГСе.
Продумываем транспортную логистику
Продумайте транспортную логистику для перемещений, заключите договора с транспортной компанией, а также не забудьте про декор авто, если это предусматривает концепция, на данном этапе, вы уже сможете четко определить и проработать все детали, связанные с транспортом.
Помним про приятные мелочи
Не забудьте про приятные и важные мелочи для регистрации — шампанское, бокалы, сладкое, цветы.
Сделайте пригласительные
Следует разработать дизайн пригласительных и карточек save the date, определиться с их количеством, отправить в печать и разослать первую партию карточек с датой всем гостям, чтобы они планировали участие в вашем торжестве. Это лишь предварительная рассылка, приглашения на свадьбу можно рассылать и за месяц. Кстати, если ваша свадьба концептуальная или стилизованная — самое время сообщить об этом будущим гостям, чтобы они успели подготовится и выбрать подарки.
Знакомим с концепцией подружек невесты
Подключаем подружек невесты, сообщаем концепцию, цветовую гамму нарядов, помогаем с выбором платьев. С друзьями жениха — та же история.
Продумываем венчание
Если предполагается этот обряд, важно помнить, что венчаться могут только лица, вступившие в законный брак. Поэтому очень часто после процедуры регистрации в ЗАГСе молодожены едут в церковь. О времени и дате необходимо позаботиться заранее, так как венчания проводятся в особые дни, согласно церковному порядку.
Выбираем помощника
На этом этапе лучше выбрать себе надежного помощника, потому что чем ближе торжество, тем больше процессов необходимо контролировать, а кроме того, нужен надежный человек, который будет следить за ходом самого торжества и отвечать на вопросы персонала, ведущего и всех задействованных служб. Таких людей профессионально называют организатор и распорядитель свадьбы. Если вы не представляете себе, кто этот человек и какими качествами он должен обладать — прочтите статью на сайте «Абетель"

6-5 месяцев до свадьбы

Свадебная концепция от агентства «Абетель»

Свадебная концепция — это, прежде всего, отражение вашей пары. За полгода до намеченного торжества мы рекомендуем утвердить главную идею. Прежде чем предложить концепцию свадьбы, специалисты агентства «Абетель» знакомятся с вами, узнают о ваших интересах и видении красоты.



Оставьте свой номер телефона и мы свяжемся с вами, чтобы назначить удобное время встречи.
Заполняя форму, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
Приятные хлопоты
Приятная обязанность — заказать билеты на медовый месяц. Спланировать отпуска, программу поездки.
Утверждаем тайминг
Сейчас следует окончательно утвердить с тайминг дня, для того, чтобы появилась конкретика в отношении всех задействованных служб и приглашенных артистов.
Кстати, об артистах
Размер гонорара и планирование выступлений у музыкантов тем больше и сложнее, чем они здезднее. Надо учитывать это и выбирать оптимальный вариант. Если речь идет о небольшом живом оркестре — это легче, чем пригласить известного певца. Графики гастрольных туров очень жесткие, а райдеры иногда требуют подготовки к выступлению не меньше, чем к свадьбе. Не забываем про ди-джея, музыкальное сопровождение на сбор гостей, выездную регистрацию, активности и фонограмму свадебного танца.
Продумываем развлекатлеьную программу
Заказать музыкантов — полдела. Надо обязательно проговорить программу выступления, связать менеджмент артиста с площадкой для четких технических доработок по райдеру и, конечно, все процессы контролировать.
Утверждаем окончательный сценарий
Сценарий к этому моменту на 95% должен быть закончен. Предусмотрите развлечения для детей и взрослых, а следовательно — аниматоров и развлекающих артистов.
Ведущий на свадьбу
Этот пункт должен решиться чем раньше, тем лучше. Вам придется отсмотреть портфолио многих кандидатов, закрепить документально оказание услуг ведущего.
Проверяем юридическую сторону
Процентов на 80 к этому времени юридические документы со всеми подрядчиками должны быть заключены.

«Свадьба под ключ» — цена:

В агентстве «Абетель» мы делаем индивидуальное бюджетирование для каждой пары молодоженов, с учетом их пожеланий и возможностей. Также мы предлагаем варианты специальных свадебных предложений. Звоните или пишите нам, чтобы узнать подробности.

5-4 месяца до свадьбы

Локомотив ускоряется, только без паники. Еще не поздно подключить профессионалов, наши сотрудники всегда готовы «ворваться» в процесс и быстро к нему адаптироваться, облегчив жизнь и вам и вашим помощникам.
Утверждаем меню
Проработка четкого меню и выбор достаточного количества персонала. Решение вопроса о парковке, предоставление ресторану или выездному кейтерингу четкого количества и видов напитков, детальная проработка блюд, учитывая, что лучшая подруга — веган, а у дедушки — специальная диета.
Заказываем свадебный торт
Время заказать к нужной дате свадебный торт, оговорить время его доставки, подачи.
Мальчишник и девичник
Если таковые будут — выбирайте место, время, составляйте списки участников и развлечений. Оповестите гостей. Это легче, чем организовать свадьбу, но все же требует небольшой подготовки.
Создаем сайт и ведем соц.сети
Отличная идея — сделать небольшой одностраничный сайт вашей свадьбы и оповещать обо всех важных событиях гостей. Технологии на службе у любви. Там будет дата, информация о месте, времени, концепции, предварительных приготовлениях и транспортной логистике для гостей. Схема места, навигатор — в общем, все те милые вещи, создающие удобство и безупречную репутацию в глазах приглашенных. А еще — туда же можно поместить wishlist подарков. Также можно организовать sms оповещения для важной информации о свадьбе для гостей. Распланируйте их в своем свадебном календаре.
Проконсультируйтесь о венчании
Если есть потребность — самое время проконсультироваться в церкви о процедуре венчания, вместимости помещения, необходимых атрибутах. Досадная мелочь — например, невеста без покрытой головы в церкви, может доставить много хлопот. Следует предусмотреть все.
Находим стилиста
Если ваше свадебное платье и костюм почти или совсем готовы — пора заняться поиском стилиста для прически, макияжа и подбора аксессуаров и украшений. Продумайте все — от маникюра, до бутоньерки жениха.
Заказываем репетицию образа
Рекомендуем заказать репетицию свадебного макияжа и прически. Так вы избежите неожиданностей в день свадьбы.
Завершаем логистику
Транспортная логистика на этом этапе должна быть окончательно сформирована, и вы должны быть уверены, что у всех гостей будут такси, количество человек соответствует посадочным местам и ваши личные авто будут готовы.

4-3 месяца до свадьбы

Приобретаем кольца
Время изготовить или приобрести обручальные кольца. Теперь, после детального продумывания образов, вам будет легче определиться с выбором.

Печатаем пригласительные
Если приглашения еще не отданы в печать - самое время это сделать. Печать в среднем может занять неделю-полторы. Обязательно проверьте сигнальный экземпляр и "подпишите" именно его, если он вас устраивает.

Придумываем подарки для гостей
Продумайте милые подарки для родителей, друзей, сюрпризы для гостей. Это могут быть простые безделушки, но они останутся на память у ваших гостей и будут напоминать о торжестве. Если вы заказываете что-то онлайн, не забывайте про время доставки.
Дегустируем меню
Если есть возможность, следует продегустировать меню и еще раз пройтись по количеству и качеству еды и напитков с провизором ресторана или кейтеринговой компании.
Сейчас надо встретиться с флористом, лучше на площадке, и продумать цветочный декор, согласно плану расстановки столов, сервировке, дизайну площадки и концепции. И сейчас же лучше всего обсуждать букет невесты, поскольку концепция вашего образа готова на 99%.
Людмила Светочева
Руководитель агентства "Абетель"

3-2 месяца до свадьбы

Все наряды готовы
Ваши наряды должны быть окончательно готовы, к ним подобраны аксессуары, платья подружек невест — в процессе или уже есть. На этом сроке должна обязательно состояться примерка свадебного платья, если вы планируете еще, например, похудеть — предусмотрите это и назначьте финальную примерку за 3 недели до торжества.
Проверяем декор
Если требуется изготовление каких-либо декораций — самое время проверки и окончательного подбора всего, что требуется.
За два месяца до свадьбы нужно проверить логистику всех служб, музыкантов, персонала — кто, когда, во сколько заезжает на площадку, сколько требуется времени для всех приготовлений, есть ли пропускная система? — Например, если это частная охраняемая территория, следует начать собирать списки персонала на вход, чтобы в день церемонии вашего распорядителя — помощника, или еще хуже — вас не дергали звонками, что два официанта — Коля и Вася — не внесли себя в списки и не могут проехать в загородный гольф-клуб.
Людмила Светочева
Руководитель агентства "Абетель"
Составляем адресную базу
Составьте подробную адресную базу гостей, чтобы отдать ее в курьерскую службу. Учитывайте иногородних и время доставки приглашений до других регионов и стран. Продумайте конверты под приглашения.
Готовим речь
Время писать свадебные речи и клятвы, если таковые предполагаются, готовить друг другу сюрпризы. Главное, чтобы на это хватило сил и времени.

2−1 месяца до свадьбы

По закону РФ, через портал Госуслуг можно подавать заявление в ЗАГС за полгода. Займитесь оформлением бумаг, назначьте точную дату и время.
Встреча с фотографом и видеооператором
Встреча с вашими фотографами и операторами. Лучше — на площадке с эскизами от дизайнера, таймингом дня. На этом этапе четко проговариваются детали съемки, обязательные кадры, отдельные точки для жениха, невесты и гостей. Не забудьте про детей и даже животных, если кто-то придет на торжество со своей любимой собачкой. Оговорите обязательно количество обработанных фотографий, их варианты разрешения, видео формат фильма о свадьбе, графику к нему. Любые мельчайшие детали могут изменить впечатление о вашем торжестве. Это то, что останется на долгую память — следует подойти к этому довольно серьезно.
Репетируем свадебный танец
Пара репетиций свадебного танца в платье и костюме. Вы должны прочувствовать движения в одежде, чтобы ощущать себя комфортно и свободно на торжестве.
Приглашаем гостей
Рассылка приглашений, получение подтверждения и составление списка гостей.
План рассадки
Составление плана рассадки гостей.
Назначьте ответственного
Обязательно назначьте ответственного за день свадьбы и дайте ему координаты всех подрядчиков, список гостей и планы площадки и рассадки, а также тайминг. Поверьте, в день свадьбы, вам это совсем ни к чему, поэтому здесь просто необходимо делегировать полномочия и кому-то отдать бразды правления.

1−2 недели до свадьбы

Все уже приведено в действие и «дышит». Фактически, вам надо выдохнуть, возможно, подчистить мелкие детали, убедиться, что все задействованные службы на связи, может быть, довнести кого-то из гостей в список.
Занимайтесь собой — spa, маникюр, встречи с подружками, обсуждение будущего торжества, простые радостные мелочи — самое время настроится на нужный лад.
В идеале — к этому времени все должно быть готово, а то, что не готово — в процессе и поспевает четко к сроку.

Обратите внимание...

внимание
Чтобы было так, советуем на отдельных этапах или с самого начала обратиться к специалистам «Абетель», которые по любому вопросу или срочной задаче готовы дать лучший результат. А если у вас нет столько времени на подготовку — тем более.
Кстати, в следующих материалах, мы обязательно расскажем о том, что должно быть предусмотрено именно в день торжества.

Сколько стоит «свадьба под ключ»:

В агентстве «Абетель» мы делаем индивидуальное бюджетирование для каждой пары молодоженов, с учетом их пожеланий и возможностей. Также мы предлагаем варианты специальных свадебных предложений. Звоните, чтобы узнать подробности.